Merhaba gün içinde sayısız e-posta yazan ve okuyan sevgili beyaz yakalılar! Bugünkü yazım, e-postalarla ilgili olacak. Hani hızlı yanıtlanması için birtakım totemler yaptığımız, saat güttüğümüz, başlığının uzunluğuna falan ekstra özen gösterdiğimiz e-postalar var ya, işte onlar! Konuyla ilgili yaptığım araştırmalar sonucunda, e-posta yanılgıları ile ilgili çok ilginç sonuçlara ulaştım. Yani öyle totem falan kasmaya gerek yok arkadaşlar. Bakın bakalım neden! 

İçerik Başlıkları

• Pazartesi yollanan e-postalar daha hızlı YANITLANMIYOR. 

• Sabah yollanan e-postalar daha hızlı YANITLANMIYOR. 

• Konu başlıkları kısa olan e-postalar daha hızlı YANITLANMIYOR. 

• Fazla alıcı eklediğiniz e-postalar, o alıcıların hiçbiri tarafından daha hızlı YANITLANMIYOR. 

• Bugün yolladığınız e-postalar, yarın ilk iş olarak YANITLANMAYACAK. 

Pazartesi yollanan e-postalar daha hızlı YANITLANMIYOR. 

Evet arkadaşlar, durum aynen böyle. E-postanızı haftanın ilk iş günü yollamanız yanıtlanma hızını değiştirmiyor; “Pazartesi hemen görüp yanıtlarlar!” diye bir şey yok. Bununla birlikte, haftanın son günlerinde yanıt süresinin bir miktar kısaldığına dair birtakım araştırmalar mevcut. Fakat geneline bakarsanız, e-postaların yanıt süresiyle ilgili olarak herhangi bir günü diğerlerinden avantajlı kılan bir şey yok.

Sabah yollanan e-postalar daha hızlı YANITLANMIYOR. 

Ne yazık ki arkadaşlar, bu da yalanmış! E-postanızı sabah saatlerinde göndermeniz ile diğer saatlerde göndermeniz arasında yanıt süresi bakımından önemli bir fark oluşmuyor. Ancak sabah saat 6-7 arasında gönderilen e-postaların yanıt süresi bir miktar kısalabiliyor. Aslında bu durum, aciliyet ve önem durumu yüksek olan e-postalarla ilgili. Bu saatte ancak çok önemli bir konu hakkında e-posta gönderilmiş olabilir. Yani çok önemli bir konuysa, e-postanıza yanıt süresi zaten doğal olarak kısalıyor. Sabah 6-7 arasında yolladığınız bir e-posta aciliyet taşımıyorsa, yanıt süresi diğer e-postalara göre çok da değişmiyor. Diğer saat dilimlerinin ise birbirinden hiç farkı yok. 

Konu başlıkları kısa olan e-postalar daha hızlı YANITLANMIYOR. 

“Konu başlığında her şeyi özet geçeyim, hem derdimi anlatayım, hem de dikkat çekeyim” diye düşünüyorsanız, bunlar da yanıt süresini değiştirmiyor arkadaşlar. Yapılan araştırmalara göre konu başlığının kısalığının ya da uzunluğunun e-postanın okunması ve yanıtlanmasına hiçbir etkisi yok. Fakat siz yine de konu başlığını fazla uzun tutmamaya ve kafa karıştırıcı şeyler yazmamaya dikkat edin. Konu başlığı motive edici olursa, yanıt verecek kişinin konuyla ilgili motivasyonu artabilir. Ancak yanıt hızı değişmiyor, yani yaratıcı bir başlık attığınızda daha kısa sürede yanıt alamayacaksınız. 

Fazla alıcı eklediğiniz e-postalar, o alıcıların hiçbiri tarafından daha hızlı YANITLANMIYOR. 

Bunu yapan kalmış mıdır bilmiyorum, ama benim okurlarım arasında kalmamıştır diye düşünüyorum. Yine de küçük bir hatırlatma yapayım. Konuyla doğrudan ilişkisi olmayan kişileri Alıcı kısmına eklememeli, konu hakkında bilgilendirme yapmak istediğiniz kişileri Bilgi kısmına eklemelisiniz. E-postanızı önemli hale getirmek adına konuyla ilgisi olmayan kişileri Alıcı veya Bilgi kısmına eklediğinizde, bu kişileri gereksiz yere meşgul etmiş oluyorsunuz. Hele grup e-postaları var ki, hiç sormayın! Bir kişinin bilmesi ve çözmesi gereken bir iş hakkında tüm gruba e-posta göndermek gerekmiyor arkadaşlar. 

Bugün yolladığınız e-postalar, yarın ilk iş olarak YANITLANMAYACAK. 

“Akşam yollayayım, yarın sabah yanıt gelir!” diye düşünüyorsanız yanılıyorsunuz arkadaşlar. Gece saat 11’de bile e-posta yollasanız, ki bunu yapmanızı hiç tavsiye etmem, yanıt sabah 9’da gelir diye düşünmemelisiniz. Yapılan araştırmalara göre e-postalar 24 saat içinde yanıtlanıyor. Eğer acil bir konuysa, karşı tarafla telefon ile veya yüz yüze görüşebilirsiniz. Konu acil değilse ve e-posta yoluyla iletişim kurmak istiyorsanız, yanıt süresini sabırla beklemek en doğru seçenek. 

Haftaya görüşmek üzere. 

Ofixboy…