Okunmayan e-postalar, okunsa bile yoğunluktan ya da bazen “gıcıklıktan”(!) yanıtlanmayan e-postalar, yetişmeyen işler… Ne çok şey çekiyoruz şu e-postalardan, öyle değil mi sevgili beyaz yakalılar! Yetişmeyen işler nedeniyle bazen hafta sonları bile çalışmamız ya da e-posta hesabımıza bakmamız gerekebiliyor. 2019’u karşılamaya hazırlandığımız ve tatil planları yaptığımız şu günlerde, bu kanayan yaramıza parmak basmak istedim. Bugünkü yazımda sizlere, e-postalarınıza doğru düzgün yanıtlar alabilmenin yolları için bazı önerilerde bulunacağım. Hemen başlıyoruz.

İçerik Başlıkları

• E-postanızın başlığında zaman belirtmelisiniz. 

• “Konuyu netleştirmek için isterseniz telefonla konuşabiliriz.”

• Eklediğiniz dosyaların sorunsuz açıldığından emin olmalısınız. 

E-postanızın başlığında zaman belirtmelisiniz. 

E-postanız acilen yanıtlanmak zorundaysa bile, başlığa “acil” veya buna benzer bir şey yazmanızın hiçbir anlamı yok sevgili beyaz yakalılar. Hatta bu gibi ifadeler, e-postayı yanıtlaması gereken kişiyi korkutmakta ve “‘Uff, çok ciddi bir şey galiba bu, sonra bakayım, şimdi kasamayacağım!” tepkisi yaratmakta. Bu tür ifadeler kullanmak yerine, e-postanızın yanıtlanması gereken zamanı belirtmeniz çok daha faydalı. Başlığa “Bugün yanıtlanması lazım”, “Deadline: 21 Aralık Cuma” gibi uyarılar eklemeniz hem karşı tarafı korkutmaz, hem de o gün içinde yanıt almanıza yardımcı olur. 

“Konuyu netleştirmek için isterseniz telefonla konuşabiliriz.”

E-postaları telefon konuşmalarına tercih eden bir nesiliz, eyvallah. Telefon konuşmalarında unutulan şeyler olabiliyor, konu konuyu açıyor ve odak kayboluyor. E-postalar daha sonuç odaklı. Ben de bu noktalarda aynı fikirdeyim. Fakat yine de e-postanın sonlarına doğru, madde başlığında belirttiğim cümleyi veya bir benzerini yazmanız yararlı olacaktır. E-postanızı karşı taraf yeterince iyi anlayamamış olabilir. Sizi telefonla arayabileceğini belirtmeniz, e-postanıza yanıt almanızı kolaylaştıracaktır. Hatta e-postanızın deadline günü yaklaşırken karşı tarafı siz arayıp “Eksik anlattığım bir şey var mı?” diye sorabilirsiniz. 

Eklediğiniz dosyaların sorunsuz açıldığından emin olmalısınız. 

Bilirsiniz, şirketlerin kullandığı bazı e-posta servisleri, yolladığınız ekleri yükleyemez ve bu yüzden bütün e-postanız maalesef çöpe gider. Bunun önüne geçmek için, ilk e-postada karşı tarafa “Ekleri yükleyebiliyor musunuz? İsterseniz WeTransfer ile yollayabilirim?” şeklinde bir soru sorabilirsiniz. Karşı tarafın vereceği yanıta göre ekleri uygun bir şekilde yollayabilirsiniz.

2019’un tüm okurlarıma şimdiden büyük başarı ve mutluluklar getirmesini diliyorum. 

Ofixboy…